Resumen:
A partir del día 15 de Enero es obligatorio facturar por vía electrónica para los proveedores de las Administraciones públicas, si bien, se prevé que se puedan excluir reglamentariamente las facturas de importe inferior a 5.000 euros.
El formato de factura electrónica que se deberá utilizar es el formato estructurado Facturae, este formato de factura podrán obtenerlo a través de su programa informático, o bien descargarse el programa informático gratuito para facturar a las AA.PP desde la página www.facturae.gob.es .
Asimismo, se deberá utilizar una plataforma online, FACe, para presentar sus facturas electrónicas ante la Administración, lo que les permitirá conocer en tiempo real el estado de tramitación de las mismas e incluso solicitar su anulación.
Os explicamos todo con más detalle:
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico, es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel
Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Normativa legal
Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre
En él se regulan aspectos como:
- Obligación de expedir factura.
Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
Expedición por terceros.
Contenido de la factura.
Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
Especificidades de la factura electrónica.
Plazos.
Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
Regímenes especiales.
Conservación.
Tipos de facturas electrónicas
Existen dos tipos de facturas electrónicas: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.
Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos por Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.
Desde el día 15-1-2015 es obligatorio que las facturas electrónicas dirigidas a las administraciones públicas sean electrónicas
A partir de esta fecha las facturas dirigidas a las Administraciones Publicas deberán ser electrónicas.
Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado:
· Administración General del Estado (Estatal).
· Comunidades Autónomas (Autonómica).
· Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).
Y también a:
· Organismos autónomos.
· Universidades Públicas.
· Entidades de derecho público.
· Órganos constitucionales.
· Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.
¿Hay excepciones?
· Las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.
· Las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.
¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?
Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:
· Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
· Estar firmadas electrónicamente.
· Indicar el destinatario de la factura electrónica.
El programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo cumple todos estos requisitos.
¿Cómo firmo electrónicamente una factura electrónica para las Administraciones Públicas?
Para firmar electrónicamente una factura dirigida a las AA.PP. necesita utilizar un certificado electrónico reconocido.
En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), será este el que firme electrónicamente sus facturas.
¿Cómo indico el destino de la factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas?
Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la factura electrónica.
En particular, deberá identificar:
· oficina contable
· órgano gestor
· unidad tramitadora
La administración le proporcionará la información necesaria.
¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas?
Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.
Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local).
El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son:
· a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
· mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.
Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas.
Muy importante: el envío de la factura electrónica al punto general de entrada producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo, satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las AA.PP. tengan que registrarse en un registro administrativo.
¿Cuál es el punto general de entrada de la Administración General del Estado?
Se denomina FACe
Puede acceder a su portal web haciendo clic en FACe o tecleando en su navegador www.face.gob.es .
En esta web puede:
· Enviar facturas a la Administración General del Estado u otras administraciones adheridas.
· Consultar el estado de sus facturas.
· Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria.
· Descargar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo (*).
· Obtener ayuda.
(*) El programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo permite también la conexión automática directa con FACe, de modo que no es necesario usar la web.
¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las Administraciones Públicas?
Las obligaciones son las mismas que cualquier otro emisor de facturas electrónicas.
¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las administraciones públicas?
Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.
Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen:
Legibilidad
La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.
Autenticidad del origen de la factura
Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
Integridad del contenido de la factura
Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.
Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.
¿Pueden pagarme una factura electrónica mediante adeudo domiciliado o instar a su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva si ha sido emitida a consumidores y usuarios o al sector público?
No, las facturas electrónicas
· En las relaciones con consumidores y usuarios
· Destinadas a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.
No podrán pagarse mediante adeudo domiciliado ni llevar aparejada ejecución.
Fuente información: www.facturae.gob.es
