Una vez encauzadas las obligaciones fiscales correspondientes al primer trimestre del ejercicio 2014 las medianas y pequeñas empresas han de hacer frente a la primera de las obligaciones regístrales con periodicidad anual: la legalización de los libros de contabilidad
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El artículo 25 del Código de Comercio establece que los libros contables de obligatoria legalización para los empresarios son dos: un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro diario.
Además de los mencionados libro de inventario y cuentas anuales y libro diario, podrán ser presentado para su legalización cualquier otro documento que facilite la comprensión de los libros obligatorios, como podrían ser el libro mayor, el mencionado libro detalle de diario, etc.
Plazo de presentación
El reglamento que regula el funcionamiento del registro mercantil establece los términos en los que han de presentarse los libros obligatorios fijando un plazo máximo de cuatro meses a contar tras el cierre del ejercicio, así, una entidad cuya fecha de cierre de ejercicio coincida con la finalización del año natural, 31 de diciembre, dispondrá hasta el 30 de abril del año siguiente para realizar la presentación de los libros de contabilidad en plazo.
Forma de presentación
Los libros obligatorios de contabilidad debidamente legalizados van llenando las estanterías, sin embargo a partir de ahora la colección toca a su fin. La reciente obligación de legalizar los libros telemáticamente, recogida en el artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de 2013, conocida como “Ley de Emprendedores” modifica el procedimiento de legalización de los libros oficiales de manera que sólo se podrán legalizar los libros, una vez cumplimentados en soporte electrónico.
Por tanto además del libro diario y el de inventarios y cuentas anuales, también deberán legalizarse telemáticamente los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, así como los libros registros de socios y de acciones nominativas que deberán legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico.
Para la legalización telemática a través del programa Legalia debemos tener un certificado reconocido (firma digital) y estar abonado como usuario de la página del Colegio de Registradores.
Se acabó por tanto lo de legalizar los libros en soporte papel poniendo fin a las colecciones de libros que en muchas empresas se encuadernaban en formatos elegantes y que se almacenaban en lugares destacados.
¿Qué hacemos entonces con las colecciones de libros contables?
Pues a no ser de que le guste repasar la contabilidad de hace 10 años un día de aburrimiento en la oficina, una opción es desencuadernarlos, meterlos en un destructor de documentos y reciclarlos.
Pero antes de hacer esto tengamos en cuenta los siguientes plazos:
- Según el Código de Comercio en su artículo 30, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.
- Según la Ley General Tributaria (art.66 a 70) los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc.), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos durante 4 años desde el día de finalización del plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que es el plazo durante el cual tiene derecho la Agencia Tributaria a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria.
